Liebe Leserin und lieber Leser,
stellen Sie sich vor: Sie rufen Jemanden an, von dem Sie etwas wollen oder dem Sie noch etwas mitteilen müssen.
Etwas in Hektik melden Sie sich undeutlich, verhaspeln sich bei dem, was Sie eigentlich sagen wollten, der Gesprächspartner versteht Sie nicht auf Anhieb und Sie müssen alles nochmal erklären.
Meinen Sie nicht auch, dass es, wenn vielleicht keine Sympathien, dann doch auf jeden Fall unnütz Zeit kostet?
Egal, ob privat oder geschäftlich – ein gut strukturiertes Gespräch macht einen besseren Eindruck und hält Gesprächspartner, die vielleicht gerade etwas anderes „auf dem Zettel“ haben, nicht unnötig auf.
In wenigen Schritten zum professionellen Telefonat
- Damit keine Missverständnisse auftreten und Sie sich auf den Gesprächspartner konzentrieren, machen Sie sich vorab Notizen zum Gesprächsthema.
- Führen Sie ein aktives Telefonat, wann immer möglich, mit folgender Struktur:
- Wer bin ich? Nennen Sie den Tagesgruß und Ihren Vor-und Zunamen, dazu den Firmennamen. Übrigens bis 11h heißt es „Guten Morgen“, von 11 – 18h „Guten Tag“ und ab 18h „Guten Abend“.
- Warum rufe ich an? „Der Grund meines Anrufes ist: … .“
- Was will ich? „Ich möchte Sie um dieses oder jenes bitten: … .“ „Ich werde jetzt dies und das für Sie tun: … .“
- Was ist zu entscheiden? Legen Sie mit dem Gesprächspartner einen Zeitrahmen fest, bis wann mit der Erledigung zu rechnen ist.
- Besprechen Sie, wann und wie Sie das nächste mal Kontakt aufnehmen.
- Verabschiedung: Bedanken Sie sich für das Gespräch und für die Zeit, die sich der Gesprächspartner genommen hat.
Beenden Sie das Gespräch mit guten Wünschen für den Tag, die Woche oder das Wochenende.
Probieren Sie es einfach aus, der Erfolg wird Sie überzeugen.
Nächste Woche: Gespräche annehmen.
Bis dahin eine gute Zeit
Gerhard Zittel und Astrid Fiedler
Telefontraining ist ein Teil unseres Dienstleistungsangebots, fragen Sie gleich nach.
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