Liebe Leserin, lieber Leser,
zu einem respektvollen Miteinander im Büro gehört auch ein gewisses Maß an Ordnung – auf und im Schreibtisch sowie in den Ordnern. Ordnung schützt zudem vor Stress und wer hat schon Lust auf gestresste Kollegen. Daher habe ich meine Netzwerkkollegin Viola Frehse, Expertin für Büroorganisation, um diesen Gastbeitrag gebeten.
Voilá hier ist er schon:
Profi-Tipps für mehr Ordnung im Büro
Das papierlose Büro ist in den meisten Unternehmen Utopie. In der Praxis sammeln sich Ordner mit den unterschiedlichsten Inhalten, wie Rechnungen, Projekten, Schriftverkehr etc., an. Nicht sofort wegsortierte Papiere türmen sich schnell zu Stapeln. Wird ein bestimmtes Dokument benötigt, geht die Sucherei los. „Ein schlecht organisierter Arbeitsplatz raubt Zeit, kostet Geld und verursacht unnötigen Stress“, weiß Viola Frehse, Inhaberin von Vioeasy – Bürostruktur mit Konzept, in Hamburg. Und sie gibt – aufgrund der „Problemfälle“, die ihr immer wieder begegnen – leicht umsetzbare Tipps für mehr Ordnung im Büro.
Ordnung auf dem Schreibtisch
Sieht der Schreibtisch aus wie die Auslage eines Gemischtwarenhändlers, gibt es eine einfache Übung, um wieder freie Sicht auf das Wesentliche zu erlangen.
- Abends alle Büromaterialien vom Schreibtisch in einen Karton legen.
- Am nächsten Tag jedes Hilfsmittel erst aus dem Karton nehmen, wenn es benötigt wird.
- Alles, was abends wieder auf dem Schreibtisch liegt, hat dort auch seine Berechtigung. Alles andere wird in Schubladen und Schränke sortiert oder entsorgt.
Übersicht in Schreibtischschubladen
Alle Schubladen komplett ausräumen und den Inhalt konsequent sortieren.
- Müll gleich entsorgen. Dazu gehören defekte Dinge genauso wie Visitenkarten von Leuten, an die sich niemand mehr erinnert.
- Büromaterial, das hier nur auf Vorrat lagert, zurück ins Büromaterial-Depot legen.
- Alles andere wird wieder sorgfältig mit Unterteilern in die Schublade geräumt. So hat alles seinen Platz und fliegt nicht gleich wieder durcheinander.
- Und das Beste: Wenn alles griffbereit liegt, wird in Zukunft keine Zeit mehr mit dem Suchen vergeudet.
Durchblick für die Ordner
Schlecht beschriftete Aktenordner kosten doppelt Zeit: beim Suchen einer Info und bei der Ablage. Daher die Ordner in verschiedene Bereiche unterteilen. Jede Rubrik, jeder Kunde werden jeweils mit einer anderen Farbe versehen – hierfür Ordner oder Ordneretiketten mit unterschiedlichen Farben nutzen.
Die Ordner anschließend übersichtlich beschriften.
Zu guter Letzt werden die Ordner farblich geordnet in das Regal oder den Schrank einsortiert.
Perfekte Sortierung im Ordner
Ordner haben, wie der Name schon sagt, die Aufgabe Papiere und Dokumente zu ordnen. Doch auch hier kann ein fröhliches Durcheinander herrschen. Eine echte Lösung für mehr Übersichtlichkeit bieten Register und Trennstreifen. Trennstreifen sind farbige Querstreifen, die breiter als DIN A4 sind. Werden sie zwischen das Schriftgut eingeheftet, ragen sie seitlich hervor. Bei bis zu fünf verschiedenen Rubriken sind die Streifen ein wunderbares Hilfsmittel für mehr Übersichtlichkeit. Liegen mehr Rubriken vor, sollte ein Register genutzt werden. Register gibt es aus Pappe oder Kunststoff und in den Varianten Januar bis Dezember bzw. 1-12, 1-31, 1-10, 1-20 oder A-Z. Der Vorteil der Register: Sie können den Ordner direkt an der zuständigen Stelle öffnen und lästiges Suchen entfällt.
Ganz wichtig: Jeder Ordner erhält ein beschriftetes Deckblatt passend zum Register. Hierauf ist nachzulesen, was sich wo im Ordner befindet.
Ordnung im Büro entstresst und spart Zeit:
Weitere Infos und Tipps gibt es bei Vioeasy
Umgangsformen Hamburg 