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Liebe Leserin, lieber Leser,

zu einem respektvollen Miteinander im Büro gehört auch ein gewisses Maß an Ordnung – auf und im Schreibtisch sowie in den Ordnern. Ordnung schützt zudem vor Stress und wer hat schon Lust auf gestresste Kollegen. Daher habe ich meine Netzwerkkollegin Viola Frehse, Expertin für Büroorganisation, um diesen Gastbeitrag gebeten.
Voilá hier ist er schon:

 

Profi-Tipps für mehr Ordnung im Büro

Das papierlose Büro ist in den meisten Unternehmen Utopie. In der Praxis sammeln sich Ordner mit den unterschiedlichsten Inhalten, wie Rechnungen, Projekten, Schriftverkehr etc., an. Nicht sofort wegsortierte Papiere türmen sich schnell zu Stapeln. Wird ein bestimmtes Dokument benötigt, geht die Sucherei los. „Ein schlecht organisierter Arbeitsplatz raubt Zeit, kostet Geld und verursacht unnötigen Stress“, weiß Viola Frehse, Inhaberin von Vioeasy – Bürostruktur mit Konzept, in Hamburg. Und sie gibt – aufgrund der „Problemfälle“, die ihr immer wieder begegnen – leicht umsetzbare Tipps für mehr Ordnung im Büro.

 

Ordnung auf dem Schreibtisch

Sieht der Schreibtisch aus wie die Auslage eines Gemischtwarenhändlers, gibt es eine einfache Übung, um wieder freie Sicht auf das Wesentliche zu erlangen.

  • Abends alle Büromaterialien vom Schreibtisch in einen Karton legen.
  • Am nächsten Tag jedes Hilfsmittel erst aus dem Karton nehmen, wenn es benötigt wird.
  • Alles, was abends wieder auf dem Schreibtisch liegt, hat dort auch seine Berechtigung. Alles andere wird in Schubladen und Schränke sortiert oder entsorgt.

schublade-viola

 

Übersicht in Schreibtischschubladen

Alle Schubladen komplett ausräumen und den Inhalt konsequent sortieren.

  • Müll gleich entsorgen. Dazu gehören defekte Dinge genauso wie Visitenkarten von Leuten, an die sich niemand mehr erinnert.
  • Büromaterial, das hier nur auf Vorrat lagert, zurück ins Büromaterial-Depot legen.
  • Alles andere wird wieder sorgfältig mit Unterteilern in die Schublade geräumt. So hat alles seinen Platz und fliegt nicht gleich wieder durcheinander.
  • Und das Beste: Wenn alles griffbereit liegt, wird in Zukunft keine Zeit mehr mit dem Suchen vergeudet.

 

Durchblick für die Ordner

Schlecht beschriftete Aktenordner kosten doppelt Zeit: beim Suchen einer Info und bei der Ablage. Daher die Ordner in verschiedene Bereiche unterteilen. Jede Rubrik, jeder Kunde werden jeweils mit einer anderen Farbe versehen – hierfür Ordner oder Ordneretiketten mit unterschiedlichen Farben nutzen.

Die Ordner anschließend übersichtlich beschriften.

Zu guter Letzt werden die Ordner farblich geordnet in das Regal oder den Schrank einsortiert.

Perfekte Sortierung im Ordner

Ordner haben, wie der Name schon sagt, die Aufgabe Papiere und Dokumente zu ordnen. Doch auch hier kann ein fröhliches Durcheinander herrschen. Eine echte Lösung für mehr Übersichtlichkeit bieten Register und Trennstreifen. Trennstreifen sind farbige Querstreifen, die breiter als DIN A4 sind. Werden sie zwischen das Schriftgut eingeheftet, ragen sie seitlich hervor. Bei bis zu fünf verschiedenen Rubriken sind die Streifen ein wunderbares Hilfsmittel für mehr Übersichtlichkeit. Liegen mehr Rubriken vor, sollte ein Register genutzt werden. Register gibt es aus Pappe oder Kunststoff und in den Varianten Januar bis Dezember bzw. 1-12, 1-31, 1-10, 1-20 oder A-Z. Der Vorteil der Register: Sie können den Ordner direkt an der zuständigen Stelle öffnen und lästiges Suchen entfällt.

Ganz wichtig: Jeder Ordner erhält ein beschriftetes Deckblatt passend zum Register. Hierauf ist nachzulesen, was sich wo im Ordner befindet.

Ordnung im Büro entstresst und spart Zeit:
Weitere Infos und Tipps gibt es bei Vioeasy

 

 

Liebe Leserin und lieber Leser,

neulich erhielt ich ein Anruf: Guten Tag Frau Fiedler, ich bin A. H., meine Mutter hat mir einen Gutschein für einen Smalltalk-Kurs geschenkt. Um ehrlich zu sein, ich glaube ich brauche den gar nicht. Ich bin im Außendienst und da ist Smalltalk mein täglich Brot. Kann ich mir etwas anderes aus Ihrem Angebot auswählen?

Selbstverständlich konnte er.
Er suchte sich ein Knigge-Coaching aus und wir verabredeten uns bereits eine Woche später in einem Sterne-Restaurant.

Er startete gleich ins Gespräch: Ich weiß auch nicht was meine Mutter sich dabei dachte, sie hat es sicher gut gemeint. Aber tatsächlich saß ich gestern mit einem Kunden vier Stunden zusammen.
Sie wissen ja, die Kundenpflege ist enorm wichtig. Eigentlich kann ich Smalltalk, aber wissen Sie, das war mit dem Kunden gar nicht so einfach.
Die Themen, die den Kunden interessierten, die interessierten mich nicht und es wurde an vielen Stellen ganz schön zäh, obwohl ich offene Fragen stellte.

Ich fragte ihn, was ihn denn interessiere und er antwortete:
Eigentlich viele Themen und der Mensch an sich.

Ich: Und erzählen Sie denn auch über sich?
Mh …, ja … nicht so viel. Die geschäftliche Distanz soll ja gewahrt bleiben.

Da lag mein Kunde natürlich völlig richtig, doch es gibt Themen, über die man durchaus im Geschäftsleben sprechen kann. Und Kundenbeziehungen sind meist verbindlicher und entspannter, wenn man etwas von sich erzählt und Gemeinsamkeiten findet.

Meine Tipps für interessanten Smalltalk

  • Finden Sie heraus, was den anderen interessiert.
  • Bauen Sie immer wieder eine Brücke von ihm zu Ihnen und umgekehrt.
  • Wenn Ihr Gegenüber über ein Thema spricht, dass Sie gar nicht interessiert, dann gehen Sie über die Brücke und fragen ihn, woher sein Interesse kommt. Vielleicht erzählt er von seinem Großvater oder einem Lehrer, der ihm den Weg dazu bereitet hat und schon sind Sie auf einer persönlichen Ebne und bei einem anderen Thema.

Mein Kunde hat es ausprobiert und mich jubelnd angerufen: Es funktioniert Frau Fiedler, ich bin ganz begeistert.

Probieren Sie diese Art des Smalltalks einfach mal aus.
Ich bin sicher, Sie werden erfolgreich sein.

Herzlichst Ihre Astrid Fiedler

PS: Über das Knigge Coaching schreibe ich in einem der nächsten Blogs.

Neulich erreichte mich eine dringende Anfrage zum Verhalten im Restaurant,
besonders beim Geschäftsessen.

Liebe Frau Fiedler,
seit einiger Zeit habe ich häufiger mit Geschäftsleuten zu tun.
Meistens verabreden wir uns zum Mittagessen in einem gehobenen Restaurant.

Zum Glück bekam ich von einigen netten Menschen bereits Rückmeldung zu meiner Wirkung und möchte dringend etwas daran ändern.
Ich will voran kommen, können Sie mir helfen?

Wir telefonierten und der junge Mann erzählte mir seine Geschichte.
Ihm selbst sei es nie aufgefallen, aber seine Umgangsformen scheinen nicht besonders gut zu sein. Jemand hätte ihn darauf hingewiesen, dass er schlürfe und wohl auch im Umgang mit Messer und Gabel noch etwas lernen könne. Er selbst fühle sich weder in der Rolle als Gast noch als Gastgeber richtig sicher.

Nachdem ich alle Sorgen und Nöte erfasst hatte, planten wir zwei Termine zum gemeinsamen Mittagessen in einem Restaurant gehobener Klasse.

 

geschaftsessen-im-restaurant

Im ersten Schritt übernahm ich die Rolle des Geschäftspartners, der einlädt und erklärte Schritt für Schritt, was meine Aufgaben als Gastgeber sind. Um das Ganze zu festigen, erzählte ich kleine Geschichten zu den historischen und gesellschaftlichen Hintergründen.

Die Rolle des Gastgebers ist es, die Regie zu übernehmen und dafür zu sorgen, dass der Gast sich wohl fühlt, so konnte mein Kunde einfach zuhören, sich entspannen und die perfekten Abläufe einer Einladung erkennen und abspeichern.
Mein Kunde bat mich, während des Essens auf sein Verhalten zu achten und es zu kommentieren, bzw. zu korrigieren.
Ich mag mich nicht so gerne auf Fehler konzentrieren, aber da er mich bat, wies ich ihn sanft darauf hin, wenn er schlürfte, die Suppenschüssel geräuschvoll mit dem Löffel auslöffelte und das Besteck während des Essens schräg auf Teller und Tischdecke ablegte.

Nachdem wir fertig waren bat ich ihn, in der kommenden Woche zu üben.
Er wollte jemanden zum Essen einladen und sein eigenes Verhalten beobachten.
Mit einem offeneren Blick für sich selbst und die Rollenverteilung verließ er sehr dankbar das Restaurant.

Eine Woche später trafen wir uns wieder und wechselten im zweiten Schritt die Rollen,
in die  man während eines Geschäftsessens kommen kann.
Mein Kunde hatte einen schönend Tisch bestellt und wir trafen uns vor dem Restaurant, um die Abläufe erneut zu verinnerlichen.
Er öffnete die Tür und lies mich hineingehen.
Ich blieb an der Tür stehen, eine Servicekraft geleitete uns ins Restaurant.
Mein Kunde nahm mir – noch etwas umständlich, aber sehr charmant – den Mantel ab und übergab ihn der Servicekraft, danach gab er seinen Mantel ab und die Servicekraft führte uns zum reservierten Tisch.
Mein Kunde rückte mir den Stuhl zurecht, bis ich richtig saß und setzte sich ebenfalls.
Er bestellte gleich eine große Flasche Wasser, nachdem er mich gefragt hatte, ob ich lieber mit oder ohne Kohlensäure trinke und führte nahezu perfekt durch das Menü.
Zum Abschluss verließ er zum Bezahlen den Tisch.

An einigen Kleinigkeiten wollen wir noch arbeiten.
In vier Wochen sehen wir uns wieder – vielleicht zum letzten Mal.
Nur um zu schauen, was er noch optimieren kann, denn wir sind beide sehr zufrieden, wie effektiv das Training war. Mein Kunde fühlt sich jetzt selbstbewusster und viel sicherer auf diesem Parkett.

Ich freue mich riesig über diesen Erfolg und für diesen tollen Kunden, der sein Ruder in die Hand nimmt und seine Rolle als Gastgeber oder Gast ganz sicher vortrefflich ausfüllen wird.

Herzlichst
Astrid Fiedler

Wie Sie als Gast eine gute Figur machen, das lesen Sie hier.

Eigentlich haben Sie den entfernten Kollegen auf dem Bahnsteig nur angesprochen, um die Zeit bis zum Eintreffen des Zuges, der leider 15 Minuten Verspätung hat, mit etwas Small Talk zu überbrücken.

Sie beginnen den Small Talk unverfänglich

Sie: Zum Glück scheint ja heute die Sonne, da lässt sich das Warten aushalten.

Ihr Gegenüber: Ja, stimmt!

Sie: Und wie war die Arbeit heute, hattest Du einen erfolgreichen Tag? 

Er: Alles ok, läuft!

Sie merken schon, dieser Small Talk wird zäh und schauen auf die Bahnhofsuhr.
Leider sind erst wenige Minuten vergangen und Ihr Gegenüber wischt sich
bereits nervös im Gesicht herum.
Als geübter Smalltalker wissen Sie: Es hilft, über sich zu erzählen.
Sie legen los.

Sie: Ich habe heute eine wichtige Präsentation gehalten, Gott sei Dank ist alles glatt gelaufen.

Er: Na, dann ist ja alles ok.

Sie stottern noch eine Weile hin und her, dann kommt endlich der Zug.
Zum Glück haben Sie beide reservierte Plätze, die nicht nebeneinander liegen.
Sie verabschieden sich schnell und erleichtert mit einem: Man sieht sich.

 

smalltalk-im-fahrstuhl

 

Small Talk kann ja soooo anstrengend sein – muss es aber nicht.

Natürlich kann es sein, dass Ihr Gegenüber oder Sie selbst gerade gar keine Lust auf Kontakt haben und Sie oder Ihr Gegenüber können sich dafür entscheiden, dass Sie gerade jetzt Ihre Ruhe haben wollen.
Das ist manchmal sinnvoll und nicht immer klug.
Besonders im geschäftlichen Kontext ist Small Talk unterstützend, um in ein gutes Gespräch einzuleiten, besonders wenn man nicht so gut drauf ist.

Was also tun?
Am besten legen Sie einfach los.

Sicher ist Ihnen bei den obigen Gesprächsversuchen aufgefallen, dass beide Partner entweder einen Kommentar abgegeben oder eine Frage gestellt haben.
Diese Technik funktioniert super, wenn beide Partner gute Smalltalker oder
Vielredner sind oder sich schon gut kennen.

Für alle anderen Situationen und Menschen mein Tipp:
Nutzen Sie beides!

Erst aus Kommentaren und offenen Fragen entstehen wirklich gute Gespräche.

Zwei Varianten, wie Small Talk meistens funktioniert

Nehmen wir einfach unser Gespräch von oben und verbinden die Kommentare
mit einer Frage.

  • Sie: Zum Glück scheint ja heute die Sonne, da lässt sich das Warten aushalten. Mögen Sie auch so gerne in der Sonne stehen?
  • Sie: Ich habe heute eine wichtige Präsentation gehalten, Gott sei Dank ist alles glatt gelaufen.
    Wie war denn Dein Tag? 

Erkennen Sie hier die Einladung zum Gespräch?
Probieren Sie es doch gleich mal aus 🙂

Ich wünsche Ihnen viel Freude beim Small Talk und sehr gute Gespräche.
Herzlichst
Ihre Astrid Fiedler

In meinem nächsten Artikel schreibe ich über mein Kniggecoaching im Restaurant.
Bleiben Sie dran!

 

Liebe Leserin, lieber Leser,

haben Sie das auch schon erlebt?

Sie sind im Restaurant mit einem Geschäftspartner in ein Gespräch vertieft,
als plötzlich das Handy Ihres Gegenübers läutet. Dieser greift sofort nach seinem Telefon, ist augenblicklich anderweitig beschäftigt und unterhält sich angeregt mit dem Anrufer. Nach einiger Zeit beendet Ihr Geschäftspartner das Gespräch und nimmt ohne erklärenden Kommentar die vorherige Unterhaltung mit Ihnen wieder auf.

Wenn Sie jetzt perplex schauen (oder in einer solchen Situation geschaut haben), haben Sie recht! Respekt- oder stilvoll ist ein solches Verhalten nicht!

Machen Sie es besser und geben Sie Ihrem Gegenüber das Gefühl, dass Ihre ganze Aufmerksamkeit ihr oder ihm gehört. Wer ständig sein Handy im Blick hat, signalisiert das Gegenteil!

Tipps für den stilvollen Umgang mit dem Handy im Restaurant:

Tipp 1: Stellen Sie Ihr Telefon am besten ganz aus oder wenigstens auf lautlos.

Tipp 2: Legen Sie Ihr Handy nie auf dem Tisch ab, sondern behalten Sie es in der Hosentasche oder Handtasche.

Tipp 3: Auch mit eingeschaltetem Vibrationsalarm hat das Handy nichts auf dem Tisch verloren. Dies stört genauso wie ein Klingeln!

Tipp 4: Wenn Sie vergessen haben, das Telefon auszustellen, dann entschuldigen Sie sich bei Ihrem Gegenüber und verlassen den Tisch, um in einer ruhigen Ecke kurz den Anruf anzunehmen und den Rückruf anzukündigen.

Tipp 5: Wenn Sie einen wichtigen Anruf erwarten, dann kommunizieren Sie dies am besten, bevor Sie sich ins Gespräch vertiefen. Sobald es läutet, verfahren Sie nach meinem Tipp 4.

Extra-Tipp: Ein echtes No-Go ist ein aufdringlicher Klingelton beim Geschäftshandy. Machen Sie sich daher vorab Gedanken, wie Sie wirken wollen, und wählen Sie Ihren Klingelton mit Bedacht.

Ich wünsche Ihnen entspannte Aufenthalte im Restaurant mit einem – an Ihnen – interessierten Gesprächspartner,

Ihre Astrid Fiedler

Liebe Leserin, lieber Leser,Tischetikette, Astrid Fiedler

spätestens sobald die ersten Glühwein-Buden aufgebaut sind, flattert sie auf den Schreibtisch: die Einladung zur Weihnachtsfeier Ihrer Firma.
Grundsätzlich ist eine derartige Feier eine gute Gelegenheit, die Kollegen unabhängig von fachlichen Themen besser kennenzulernen.

Nutzen Sie diese Chance!

Bedenken Sie aber: Auch wenn die Atmosphäre locker ist, eine Weihnachtsfeier mit Kollegen ist eine Firmenveranstaltung. Spätestens am nächsten Arbeitstag werden Sie allen Anwesenden wieder begegnen. Deshalb ist hier das respektvolle Miteinander genauso wichtig wie im beruflichen Alltag.

Wie Sie eventuell auftretenden Fallstricken während der Feier gekonnt aus dem Weg gehen und knifflige Situationen meistern, verrate ich Ihnen hier:

  • Oft wird für Firmen-Weihnachtsfeiern um festlich-elegante Kleidung gebeten. Halten Sie sich daran.
    Und auch wenn Sie die Weihnachtsmann-Krawatte oder -Mütze saisonal passend finden, lassen Sie sie zuhause im Schrank.
  • Ein Sekt oder Glühwein unter Kollegen gehört zu einer Weihnachtsfeier. Aber achten Sie auf Ihren Alkoholkonsum. Sie sollten am nächsten Tag noch wissen, was Sie an diesem Abend gesagt und getan haben.
  • Ob Buffet oder 3-Gang-Menü – auch hier gelten die üblichen Etikette-Regeln. Lesen Sie hierzu auch meinen kleinen Buffet-Knigge oder meine Etikette-Tipps für das Restaurant.
  • Halten Sie entspannt Smalltalk. Unterhalten Sie sich mit Kollegen, die Sie noch nicht so gut kennen. Berufliche Streitpunkte und Gehaltsverhandlungen gehören nicht auf eine Feier.
    Übrigens: Zahlreiche nützliche Tipps zum Thema Smalltalk finden Sie in diesem Blog.
  • Zu vorgerückter Stunde wird Ihnen das „Du“ angeboten. Warten Sie am nächsten Arbeitstag zunächst ab, ob das Duzen immer noch angesagt ist oder nur einer Laune während der geselligen Feier entsprang. Lesen Sie auch meine Tipps zum Thema „Duzen und Siezen im Beruf“.

Wenn Sie zu den regelmäßigen Lesern meiner Tipps gehören, sind Sie bestens vorbereitet für die Firmen-Weihnachtsfeier. Denn stilvolles Benehmen schließt Spaß haben nicht aus!

Ich wünsche Ihnen eine tolle Weihnachtsfeier mit Ihren Kollegen.
Ihre Astrid Fiedler

Perfekt gekleidet als Hochzeitsgast

 Liebe Leserin, lieber Leser,

wie schön, die Einladung zu einer Hochzeit liegt in der Post.
Doch bereits beim Lesen kommt die Frage auf:
„Was ziehe ich an? Abendgarderobe oder legere Kleidung?“
Oft gibt das Brautpaar den Dresscode vor und bittet um bestimmte Kleidung.
Daran sollte sich jeder Gast halten und auf keinen Fall eleganter wirken als das Brautpaar.

Im Übrigen ist es ein Zeichen der Wertschätzung, sich zu diesem besonderen Tag stilvoll zu kleiden und auf die Wünsche des Brautpaares Rücksicht zu nehmen.

Traurede Astrid Fiedler

Eine Hochzeit ist ein Grund zur Freude.

  • Deshalb darf die Kleidung der weiblichen Gäste in bunten Farben erstrahlen,
    sollte jedoch nicht allzu grell ausfallen.
  • Die Farbe Weiß – auch Cremetöne und Champagner – ist allerdings der Braut vorbehalten und für jeden Gast ein absolutes No-Go.
  • Weibliche Hochzeitsgäste sollten grundsätzlich Kleidung meiden, die zu sexy ist.
    Sie wollen der Braut doch nicht die Show stehlen, oder?
  • Männer liegen bei der abendlichen Feier mit einem eleganten Anzug oder
    mit einem Smoking richtig.

Wenn Sie die Gelegenheit haben, sich zwischen Kirche und Feierlichkeiten umzuziehen, sollten Sie dies tun, um von eleganter Tages- zu Abendkleidung zu wechseln.

Gibt das Brautpaar in der Einladung keinen Dresscode an, ist es hilfreich zu beachten, wo die Hochzeitsfeier stattfindet. Wird in ein elegantes Hotel, eine rustikale Scheune auf dem Land, in einen Garten oder an einen Stand eingeladen?
Dann ist schnell klar, ob Abendgarderobe oder legere Kleidung angesagt ist.

Wenn Sie dennoch unsicher sind, was Sie anziehen sollen, dann fragen Sie das Hochzeitspaar, was gewünscht ist. Gibt es für die Feier einen Zeremonienmeister,
ist auch er ein sehr guter Ansprechpartner für derartige Fragen.

 Und denken Sie immer daran: Die Hochzeit ist für das Brautpaar ein ganz besonderer Tag. Tragen Sie als Gast Ihren Teil dazu bei und drücken Sie Ihre Wertschätzung mit angemessener Kleidung aus.

Ich wünsche Ihnen viele fröhliche Hochzeitsfeiern,

Ihre Astrid Fiedler

 

 

 

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