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Liebe Leserin und lieber Leser,

im Sommer und bei Sonnenschein taucht immer wieder die Frage auf,
wie und wann das Tragen einer Sonnenbrille angebracht ist und ob es so etwas wie einen Sonnenbrillen-Knigge gibt. Denn viele Menschen fühlen sich gestört, wenn das Gegenüber im Gespräch eine Sonnenbrille trägt, weil kein Blickkontakt mehr möglich ist. Für andere Menschen ist es hingegen unerträglich, bei Sonnenlicht ohne Sonnenbrille aus dem Haus zu gehen. Lesen Sie heute, wie Sie kniggegerecht mit Ihrer Sonnenbrille und Ihrem Gegenüber umgehen.

Mein Sonnenbrillen-Knigge

1. Für einen guten ersten Eindruck und besseres Sehen: Pflegen Sie Ihre Sonnenbrille regelmäßig.

2. In letzter Zeit beobachte ich immer häufiger selbst erwachsene Menschen, die in geschlossenen Räumen die Sonnenbrille aufbehalten. Knigge würde sich im Grabe umdrehen und viele Menschen assoziieren damit, dass sich der Mensch hinter der Sonnenbrille unsicher fühlt oder etwas zu verbergen hat.
Wollen Sie so wirken?
Mein Tipp: Nehmen Sie die Sonnenbrille schon beim Betreten eines Gebäudes ab, dann kann es später nicht vergessen werden.

3. Bei einer Begegnung auf der Straße oder anderswo
Nehmen Sie Ihre Sonnenbrille in jedem Fall zur Begrüßung ab, damit Blickkontakt stattfinden kann. Wenn die Sonne sehr blendet, können Sie entweder kurz kommentieren, dass die Sonne Sie sehr blendet und um Entschuldigung bitten, dass Sie die Sonnenbrille nun wieder aufsetzen müssen.
Alternativ fragen Sie Ihr Gegenüber, ob es stört, dass Sie die Brille wieder aufsetzen. In den meisten Fällen, wird das in Ordnung sein.

4. Bei einer Verabredung im Café oder anderswo
Wenn ich auf der Terrasse eines Cafés verabredet bin, frage ich meist schon kurz nach der Begrüßung: Stört es Sie, wenn ich meine Sonnenbrille wieder aufsetze? Ich kann bei Sonnenlicht nicht gut sehen.
Ich habe noch nie erlebt, dass jemand sagte, dass es stört. Wenn mein Gegenüber die gleichen Empfindungen hat, freut es sich in der Regel sogar darüber, die Brille ebenfalls aufsetzen zu können.
Trägt mein Gegenüber keine Sonnenbrille und ich merke im Verlaufe des Gesprächs, dass es doch irritiert ist, dann thematisiere ich dies meist so: Ich setze mich kurz um, damit wir uns in die Augen schauen können.

Ich wünsche Ihnen einen wunderschönen sonnigen Sommer, der mit dem Sonnenbrillen-Knigge für Sie hoffentlich noch entspannter wird.

Sie haben Fragen oder Anregungen?
Schreiben Sie mir doch gleich Ihren Kommentar.

Sie möchten für Ihr Unternehmen einen Workshop buchen?
Rufen Sie mich einfach unter 040 7167 9542 an und lassen Sie uns über den Bedarf sprechen.

Herzlichst
Astrid Fiedler

 

Sehr geehrte Leserin und sehr geehrter Leser,

wie leicht oder schwer fällt es Ihnen, etwas zu reklamieren?
Bei einer berechtigten Reklamation dürfen Sie in jedem Hotel freundliches Verhalten des Hotel-Personals erwarten. Bei einer hochpreisigen Übernachtung dürfen Sie sich in der Regel sogar über einen besonders aufmerksamen Service freuen.

Ob Sie den Aufenthalt im Hotel dann als Genuss empfinden, das hängt jedoch von Ihnen ab und wird sich maßgeblich im Verhalten des Personals und anderer Gäste spiegeln. Aus meiner Sicht sind das interessante Wechselwirkungen, die ich gerne an einem Beispiel aufzeige.

Seit einigen Jahren biete ich mit einer anderen Trainerin im deutschsprachigen Raum Trainings für Unternehmen an.

 

 

Dafür übernachten wir meist in hochpreisigen Hotels.
Ich bin immer sehr dankbar für den Luxus und genieße ihn sehr.
Meine Kollegin jedoch hat immer etwas zu bemängeln und zu reklamieren.
Oft weist sie schon beim Einchecken darauf hin, dass sie bestimmte Dinge so und nicht anders will und dass es ja beim letzten Mal schon so viele Probleme gab.
„Hach, ich weiß, dass dies und jenes nicht klappen wird…“

Sie projiziert Erlebnisse und Ergebnisse in die Zukunft und findet ganz sicher einen Grund zur Reklamation. Ob es das Zimmer ist, das nicht in der richtigen Etage ist, die Klimaanlage, die angeblich nicht funktioniert, die Geräusche von Flur oder Straße, die durch das Hotelzimmerfenster lärmen, der Fahrstuhl drei Zimmer weiter,  der Seminarraum zu dunkel oder zu klein, uswusf.

 

 


Ich habe noch keinen Aufenthalt erlebt, an dem sie sich nicht beschwerte.

Anfangs fand ich ihr Verhalten interessant, zudem interessierte es mich, ob sie immer bekam, was sie wollte. Auch die Reaktionen des Hotelpersonals waren aus meiner Sicht als Knigge- Trainerin interessant.
Ob meine Kollegin immer das bekam, was sie sich wünschte? Das lesen Sie später.
Vorerst habe ich Ihnen einige Tipps zusammengeschrieben.

Vier Tipps, die bei Reklamationen im Hotel helfen.

Tipp 1
Ein entspanntes Lächeln wird in jedem Land verstanden und wenn Sie ein höfliches Bitte und Danke in der Landessprache beherrschen und das Hotelpersonal stets mit Respekt behandeln, dann tragen Sie bereits sehr zu einem entspannten Aufenthalt und einer gelungenen Reklamation im Hotel bei.

Tipp 2
Wenn es etwas zu reklamieren gibt, dann machen Sie das in freundlichem Ton und bleiben Sie sachlich und geduldig. Sehr selten hat die Person, die vor Ihnen steht direkt mit der Sache zu tun: Die Servicekraft hat nichts mit dem verkochten Essen und der Portier nichts mit unsauberer Bettwäsche zu tun, aber alle im Hotel werden bemüht sein Ihnen zu helfen.

Tipp 3
Gegen die Geräusche auf der Straße wird man nichts tun können, auch nicht gegen das Geläut der Kirchenglocke. Wenn aber die Klimaanlage defekt oder falsch eingestellt ist, dann kann das Hotelpersonal Ihnen sicher helfen und das dürfen Sie auch erwarten. Reklamieren Sie beharrlich und freundlich, bis eine zufriedenstellende Lösung gefunden wurde.

Tipp 4
Wenn das Personal auf Ihre berechtigte Reklamation mit den Worten „Da kann ich jetzt gar nichts machen“ reagiert und Sie merken ein „da will ich jetzt nix machen„, dann hilft meist der Satz “Frau/Herr Sowieso, ich bin ganz sicher, dass Sie mir helfen können, schließlich sind wir im besten Hotel der Stadt, oder?“ Dann bleiben Sie fest wie Fels in der Brandung dort stehen, wo Sie stehen, bis der Fall bearbeitet wurde!

Und jetzt kommt noch die Antwort auf die Frage, ob meine Kollegin immer bekommt,
was sie sich wünscht. Natürlich nicht! Bisher wurde nur bei berechtigter Kritik der Schaden behoben.

Die riesige Obstschale, Süßigkeiten oder eine Sektflasche stehen übrigens nach jedem Seminar in meinem Zimmer und das schönere Zimmer wird auch immer mir zugewiesen – behauptet jedenfalls meine Kollegin.

 

 


Ob das  Zufälle sind? Oder ob diese Vergünstigungen mit meinem entspannten und freundlichen Umgang mit dem Personal zu tun haben?
Egal! Ich möchte das Schöne im Leben sehen und die Aufenthalte in tollen Hotels genießen. Offensichtlich gibt es dann weniger Gründe etwas zu reklamieren.

Lassen Sie es sich gut gehen. Ich wünsche Ihnen einen tollen Aufenthalt im Hotel.

Herzlichst
Astrid Fiedler

PS: Schreiben Sie gerne in die Kommentarfunktion Ihre Erfahrungen oder Fragen, ich freue mich auf einen anregenden Austausch

Sehr geehrte Leserin und sehr geehrter Leser,

welche No Gos beim Smalltalk kennen Sie? war meine Frage in meinem letzten Smalltalkseminar.
Es kamen die üblichen Antworten, die man in Smalltalkratgebern lesen kann.
Man spricht nicht über Geld, Krankheiten, Politik, den Beruf usw. usf.

Über welche Themen darf man denn reden?
fragte ich.
Auch hier die üblichen Antworten aus den Ratgebern: Urlaube, Literatur, Kinder, gutes Essen, tolle Locations usw. usf.

Ich mag Dinge hinterfragen und leite auch meine Teilnehmer gerne dazu an, darum fragte ich: Ist das wirklich so? Oder sollten wir nicht lieber schauen, in welchem Kontext wir uns befinden und spüren, welches Thema passt?

Foto sassi_pixelio.deIch finde es z.B. prima, wenn ich eine Kollegin oder einen Kollegen treffe und mit ihm über Geld sprechen kann. Wenn ich krank im Krankenhaus liege, liegt es da nicht nahe mit dem Bettnachbarn über Krankheiten ins Gespräch einzusteigen? Und wenn ich mich auf einer politischen Veranstaltung befinde, liegt es doch nahe über Politik zu reden.

Tischetikette, Astrid FiedlerAndererseits finde ich, dass die sogenannten Go-Themen mit Vorsicht zu genießen sind. Mit jemandem über Kinder sprechen zu wollen, der seit 10 Jahren trotz Kinderwunsch kinderlos ist, halte ich für ein absolutes No Go. Ebenso finde ich es fast gemein, jemanden von tollen Urlauben oder Besuchen in schönen Restaurants vorzuschwärmen, wenn die Person sich seit zehn Jahren keinen Urlaub oder Besuch im Restaurant leisten kann.

Aus meiner Sicht gibt es folglich No Go Themen, aber die hängen vom Kontext ab.

Ich möchte Ihnen Mut machen, sich nicht von den üblichen Tipps leiten zu lassen

  • Erkennen Sie Smalltalk lieber als feinfühligen Prozess an, um mit anderen Menschen in Kontakt zu kommen.
  • Schwingen Sie sich auf Ihr Gegenüber ein und nehmen Sie wahr, wer dort in welcher Stimmung ist.

So finden Sie ganz schnell heraus, welches Thema angemessen ist und werden bereichernde Gespräche führen.

Welche Gedanken haben Sie zu dem Thema?

Herzlichst
Ihre Astrid Fiedler

Liebe Leserinnen und liebe Leser,

heute geht es mal um mein soziales Engagement.

Für viele Menschen ist soziales Engagement völlig unpopulär.
Ich denke, es ist heute wichtiger denn je, denn das Leben lädt uns ein Herzensentscheidungen für sich und für andere zu treffen, egal ob für Kinder, Flüchtlinge oder alte Menschen.

Lesen Sie hier meine Rede in der St. Petri Kirche zu Hamburg
im Dezember 2016.

St Petri

Kennen Sie das?

Plötzlich haben Sie die tiefe Einsicht,
dass es Ihnen und anderen gut tut, bestimmte Dinge nicht zu tun.
Ich mag mich z.B. nicht mehr mit Menschen darüber unterhalten, wie schlecht die Welt ist. Das raubt mir Energie, macht schlechte Laune und bringt niemanden weiter.

Ich mag mich auch nicht mehr über die große Weltpolitik unterhalten und darüber was nicht funktioniert und was andere besser machen sollten.
Ich kann und will mir das nicht leisten, meine Zeit ist zu kostbar.

Ich frage mich lieber, was ich tun kann, um zu einer Welt beizutragen,
die besser funktioniert und dann nehme ich das Ruder in der Hand.
Das gibt unglaublich viel Energie, Kraft und macht gleich bessere Laune.

Ich möchte Sie ermutigen
Wenn Sie etwas verändern möchten, egal ob für Sie selbst oder für andere,
dann treffen Sie eine Entscheidung und nehmen Sie das Ruder in die Hand.

Zögern und zaudern Sie nicht, wägen Sie nicht ab – gehen Sie einfach los.
Ich treffe am Anfang nur die Entscheidung, dass ich etwas ändern will
und habe oft nur ein einziges Wort für mein Ziel, dann gehe ich los.

Meine Erfahrung ist, dass sich dieses Wort ganz bald mit Leben füllt,
denn es kommen immer zur richtigen Zeit

  • zündende Ideen
  • unterstützende Menschen
  • wichtige Informationen
  • und die richtigen Räume

Der Weg ebnet sich beim Gehen.

Sie erinnern sich sicher, im letzten Jahr kamen viele Flüchtlinge in unser Land.
Ich sah diese grauenvollen Bilder und Nachrichten im Fernsehen, von zerstörten Städten, verletzten und zerfetzten Menschen und Toten, von Krieg und Gewalt.

Ich sah Menschen, die sich mit ein paar Habseligkeiten auf den langen steinigen Weg gemacht hatten, auf der Suche nach Sicherheit und Frieden.
Ich beobachte damals wie heute mit Erschrecken und Fassungslosigkeit,
wie negativ, hart und gleichgültig viele Mitmenschen sind.

Ich beobachte, dass viele Menschen ihr Herz verschließen und  tun,
als ginge sie das alles nichts an.
Ich kann und will das so nicht für mich.
Ich kann und will Nachrichten nicht nur konsumieren und gleich danach so tun,
als wäre nichts gewesen.

Schon lange habe ich eine Entscheidung getroffen:

Wenn ich Nachrichten schaue, dann will ich mich berühren lassen.
Und ich will mich nicht nur berühren lassen, sondern auch Fragen stellen.
Ich möchte keinem Lebewesen wissentlich Leid zufügen, wie kann das gehen?
Das ist ein Mammutprojekt – glauben Sie mir, Verlockungen gibt es an jeder Ecke.
Was kann ich tun, um mein Herz zu öffnen und diese Welt ein Stückchen besser zu machen? Welche Entscheidung ist zu treffen?

Ich möchte Sie einladen
Öffnen Sie ihr Herz, lassen Sie sich berühren und treffen Sie gute Entscheidungen
.
Wir alle können uns in jedem Moment unseres Lebens entscheiden.
Wir können uns entscheiden,
ob wir uns verunsichern lassen wollen und damit andere verunsichern und ängstigen.
Oder ob wir uns inspirieren lassen, aus der Liebe heraus handeln und Kraft geben.

Wir können uns entscheiden, ob wir durch unsere Worte und Taten Gewalt unterstützen oder Frieden und Lösungen in die Welt bringen.
Das ist nicht immer einfach, auch für mich nicht, aber es ist möglich
und es ist nötig, für Sie, für mich und für die Welt.

Als die ganzen Menschen aus Syrien, Afghanistan und sonst woher kamen,
stellte ich mir die Frage: Was kann ich tun? Welche Lösungen braucht es?

Ganz schnell hatte ich Kontakt zu Helfern im Flüchtlingscamp in Wilhelmsburg. Dort engagierte ich mich mit Freunden und meinem Mann in der Kleiderkammer und merkte bald: Ich kann mehr als Kleidung sortieren– ich wusste damals nur noch nicht genau, wie viel mehr das sein würde.

Dann mein erster Besuch im Flüchtlings-Camp Max Bahr.

Für mich stand sofort fest, ich möchte vor allem den Frauen eine Insel außerhalb des Camps bieten, auf der sie sich für ein paar Stunden sicher und aufgehoben fühlen. Auf der sie Beständigkeit und Freude erfahren und die Möglichkeit haben,
deutsch zu lernen.

Ich war ganz begeistert von der Idee und sehr dankbar,
dass ich die ersten Kurse mit meiner klugen Freundin Connie anbieten konnte.
Ich habe Räume organisiert und Kontakte zum Flüchtlingscamp aufgebaut,
um unser Angebot vorzustellen.

Und dann unsere erste Stunde: erwartungsvoll standen wir zur vereinbarten Zeit im ersten Stock, am Fenster unseres Klassenraumes und schauten auf die Straße.
Eine Viertelstunde später standen und warteten wir immer noch …
Unten gingen Menschen vorbei …
Sag mal Connie, wie sehen Flüchtlinge überhaupt aus? sagte ich.
Ratlos schauten wir uns an.
Nach einer halben Stunde des Wartens meinte ich:
Du ich geh mal in die Straße, vielleicht finden sie den Weg nicht zu uns.

Dann bald per Handy die Nachricht von einer Mitarbeiterin aus dem Camp:
Die Frauen hatten sich in Bergedorf verlaufen.
Ich wollte sie finden und habe sie gleich erkannt. Etwa 15 bekopftuchte Frauen mit ungefähr ebenso vielen Kindern, ein damals sehr ungewöhnliches Bild.
Ich ging auf Sie zu und sprach sie auf Englisch an und wie schön, ich konnte mich mit einer Frau verständigen.

Wir gingen in die Klassenräume und machten im Gewusel von stillenden Müttern und spielenden Kindern äußerst kreativen Unterricht. Seitdem liebe ich Körpersprache – sie ist so ein wunderbares Verständigungsmittel, wenn Worte nicht weiterhelfen.

Schnell merkte ich, dass ich mehrmals in der Woche Unterricht anbieten wollte.

Vom Bezirksamt bekam ich die Zusage bei der Suche nach weiteren Räumen behilflich zu sein. Übrigens  – ich habe bis heute trotz Nachfragen keine Antwort bekommen. Am Anfang hat mich das frustriert, aber auch motiviert mein Ruder in die Hand zu nehmen und selber nach anderen Räumen zu suchen.

Ich möchte Sie ermutigen
Wenn Sie von irgendjemandem eine Zusage für irgendetwas bekommen
und trotz zweimaliger Nachfrage nichts passiert. Verschwenden Sie nicht Ihre Ressourcen. Es lohnt sich nicht sich zu ärgern – lassen Sie los, nutzen Sie lieber diese kraftvolle Energie des Ärgers und nehmen Sie ihr Ruder  in die Hand.

Ich lernte auf diese Weise Pastorin Redhead  kennen und bekam über sie in der Nähe des Camps einen Raum, in dem wir an zwei Tagen unterrichten konnten.
Zwei Monate später waren wir mit fast 50 Helferinnen bereits an drei Standorten vertreten. Wir haben Unterrichtsmaterial entworfen und den Bedürfnissen immer wieder  angepasst. Sicher können Sie nachvollziehen, dass dies eine große Herausforderung war. Doch die Frauen und Kinder sind hochmotiviert,
die meisten wollen wirklich lernen und das macht große Freude.

Flüchtlingsfrauen

Wissen Sie: Erst als ich diese Rede schrieb, wurde mir so richtig bewusst,
was wir alles auf die Beine gestellt haben, welche Kraft da am Werke war.
Bis heute haben über 100 tolle Helferinnen in vier Teams
etwa 150 Frauen und Kindern die Möglichkeit gegeben Deutsch zu lernen und
geben ihnen damit mehr Sicherheit und Unabhängigkeit.

Ich durfte viel lernen in den letzten 18 Monaten und bin sehr dankbar dafür.
Ich weiß einmal mehr, wie dankbar ich sein kann für meinen Mann, meine Freunde und mein nicht immer einfaches, aber doch recht sicheres Leben.

Und was ganz wichtig ist: Ich habe mir angewöhnt,  Fragen zu stellen.

  • Statt zu sagen. Es geht nicht! frage ich mich oder andere: Wie kann es gehen?
  • Statt zu sagen: Ich weiß nicht!  frage ich mich: Wer kann mir helfen?
  • Statt zu fragen: Können Sie mir helfen? frage ich: Wie können Sie mir helfen?

Ich möchte Sie ermutigen:
Stellen Sie die richtigen Fragen und nehmen Sie das Ruder in die Hand.
Sorgen Sie gut für sich und andere – die Welt braucht Sie.

Es ist egal, ob Sie die alte alleinstehende Nachbarin zum Kaffee einladen oder eine Patenschaft für einen Flüchtling übernehmen. Treffen Sie eine Entscheidung und nehmen Sie das Ruder in die Hand.

Und zu guter Letzt:
Wenn Sie mal das Gefühl haben, Sie stecken in einer der vielen Sackgassen,
die das Leben für unser Wachstum bereithält, dann rufen Sie Gott oder die Schöpferkraft an. Ich versichere Ihnen, diese Leitung funktioniert besser als jede Leitung von der Telekom. Gehen Sie einfach in sich und in die Stille und sagen Sie:
Ich weiß grad nicht weiter – wie kannst du mir helfen?
Bitte, nimm jetzt Du das Ruder in die Hand – ich danke Dir.

Ich bin sicher – dann öffnet sich auch Ihnen ein Feld der Möglichkeiten.“

Vielen Dank, dass Sie bis hierher gelesen haben.
Und jetzt: Nehmen Sie ihr Ruder in die Hand!

Liebe Leserin, lieber Leser,

vor einigen Wochen gab ich einen Knigge-Workshop für ein Hamburger Beratungsunternehmen.
Besprechungen mit Kunden und Kollegen sind in diesem Unternehmen an der Tagesordnung und perfekte Umgangsformen sind der Unternehmensleitung sehr wichtig.
Damit tauchen natürlich auch viele Fragen zum korrekten Umgang und zu aktuellen Kniggeregeln auf. Besonders knifflige Situationen haben wir miteinander diskutiert und im Rollenspiel stimmige Verhaltensregeln erarbeitet.

Eine Teilnehmerin in dem Knigge-Workshop beschrieb folgende Situation
Neulich saß ich mit einer Kollegin und einer Kundin im Besprechungsraum.
Dort warteten wir auf einen weiteren Kollegen, den die Kundin noch nicht kannte.
Als der Kollege zur Tür herein kam, war ich plötzlich unsicher, wie ich mich richtig verhalte. Sollte ich sitzen bleiben oder aufstehen, um den Kollegen vorzustellen?

Leider gibt es keine allgemeine Regel, denn eine formvollendete Begrüßung hängt von vielen Faktoren ab. Z.B. davon, ob Sie den Kollegen bereits begrüßt haben oder wie die Räumlichkeiten sind. Begrüßen Sie sich üblicherweise per Handschlag oder nicht?

In diesem Knigge-Workshop kam heraus, dass sich die Kollegen morgens per Handschlag begrüßten und die Teilnehmerin ihren Kollegen an dem Tag noch nicht gesehen hatte.
Die Räumlichkeiten gaben es her, dass genug Platz war,
ohne die Kundin zu stören oder zu behindern.

Gesprächssalon Gruppe 1

So stellen Sie Ihren Kollegen richtig vor.

  • Zeigen Sie Wertschätzung und Respekt und stehen Sie zur Begrüßung auf.
  • Gehen Sie auf Ihren Kollegen zu und geben Sie ihm die Hand.
  • Wenden Sie sich dann dem Kunden zu und machen Sie die beiden Personen miteinander bekannt. „Herr Kunde, kennen Sie schon meinen Kollegen Herrn Müller, er ist für das Marketing zuständig“. „Herr Müller, dass ist Herr Kunde. Er interessiert sich für unsere Produkte“.

Sollte es zu eng sein oder Sie stören Ihren Kunden, wenn Sie aufstehen, dann bleiben Sie sitzen und kommentieren Ihr Verhalten.

In diesem Knigge-Workshop haben wir ein für das Unternehmen passendes Vorgehen entwickelt. Lesen Sie hier:
„Guten Morgen Herr Müller. Bitte entschuldigen Sie, dass ich sitzen bleibe.
Herr Kunde, kennen Sie schon meinen Kollegen Herrn Müller, er ist für das Marketing zuständig“. „Herr Müller, dass ist Herr Kunde. Er interessiert sich für unsere Produkte“.

Es ist ganz einfach, oder?
Wenn Sie eine Frage zu einer kniffligen Situation haben, dann schreiben Sie mir.
Helfen Sie gerne auch anderen Menschen und teilen Sie diesen Beitrag in Ihre Netzwerke.

Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit.
Ihre Kniggeexpertin Astrid Fiedler

Sie möchten einen Knigge-Workshop buchen?
Rufen Sie mich einfach an.

Liebe Leserin, lieber Leser,

zu einem respektvollen Miteinander im Büro gehört auch ein gewisses Maß an Ordnung – auf und im Schreibtisch sowie in den Ordnern. Ordnung schützt zudem vor Stress und wer hat schon Lust auf gestresste Kollegen. Daher habe ich meine Netzwerkkollegin Viola Frehse, Expertin für Büroorganisation, um diesen Gastbeitrag gebeten.
Voilá hier ist er schon:

 

Profi-Tipps für mehr Ordnung im Büro

Das papierlose Büro ist in den meisten Unternehmen Utopie. In der Praxis sammeln sich Ordner mit den unterschiedlichsten Inhalten, wie Rechnungen, Projekten, Schriftverkehr etc., an. Nicht sofort wegsortierte Papiere türmen sich schnell zu Stapeln. Wird ein bestimmtes Dokument benötigt, geht die Sucherei los. „Ein schlecht organisierter Arbeitsplatz raubt Zeit, kostet Geld und verursacht unnötigen Stress“, weiß Viola Frehse, Inhaberin von Vioeasy – Bürostruktur mit Konzept, in Hamburg. Und sie gibt – aufgrund der „Problemfälle“, die ihr immer wieder begegnen – leicht umsetzbare Tipps für mehr Ordnung im Büro.

 

Ordnung auf dem Schreibtisch

Sieht der Schreibtisch aus wie die Auslage eines Gemischtwarenhändlers, gibt es eine einfache Übung, um wieder freie Sicht auf das Wesentliche zu erlangen.

  • Abends alle Büromaterialien vom Schreibtisch in einen Karton legen.
  • Am nächsten Tag jedes Hilfsmittel erst aus dem Karton nehmen, wenn es benötigt wird.
  • Alles, was abends wieder auf dem Schreibtisch liegt, hat dort auch seine Berechtigung. Alles andere wird in Schubladen und Schränke sortiert oder entsorgt.

schublade-viola

 

Übersicht in Schreibtischschubladen

Alle Schubladen komplett ausräumen und den Inhalt konsequent sortieren.

  • Müll gleich entsorgen. Dazu gehören defekte Dinge genauso wie Visitenkarten von Leuten, an die sich niemand mehr erinnert.
  • Büromaterial, das hier nur auf Vorrat lagert, zurück ins Büromaterial-Depot legen.
  • Alles andere wird wieder sorgfältig mit Unterteilern in die Schublade geräumt. So hat alles seinen Platz und fliegt nicht gleich wieder durcheinander.
  • Und das Beste: Wenn alles griffbereit liegt, wird in Zukunft keine Zeit mehr mit dem Suchen vergeudet.

 

Durchblick für die Ordner

Schlecht beschriftete Aktenordner kosten doppelt Zeit: beim Suchen einer Info und bei der Ablage. Daher die Ordner in verschiedene Bereiche unterteilen. Jede Rubrik, jeder Kunde werden jeweils mit einer anderen Farbe versehen – hierfür Ordner oder Ordneretiketten mit unterschiedlichen Farben nutzen.

Die Ordner anschließend übersichtlich beschriften.

Zu guter Letzt werden die Ordner farblich geordnet in das Regal oder den Schrank einsortiert.

Perfekte Sortierung im Ordner

Ordner haben, wie der Name schon sagt, die Aufgabe Papiere und Dokumente zu ordnen. Doch auch hier kann ein fröhliches Durcheinander herrschen. Eine echte Lösung für mehr Übersichtlichkeit bieten Register und Trennstreifen. Trennstreifen sind farbige Querstreifen, die breiter als DIN A4 sind. Werden sie zwischen das Schriftgut eingeheftet, ragen sie seitlich hervor. Bei bis zu fünf verschiedenen Rubriken sind die Streifen ein wunderbares Hilfsmittel für mehr Übersichtlichkeit. Liegen mehr Rubriken vor, sollte ein Register genutzt werden. Register gibt es aus Pappe oder Kunststoff und in den Varianten Januar bis Dezember bzw. 1-12, 1-31, 1-10, 1-20 oder A-Z. Der Vorteil der Register: Sie können den Ordner direkt an der zuständigen Stelle öffnen und lästiges Suchen entfällt.

Ganz wichtig: Jeder Ordner erhält ein beschriftetes Deckblatt passend zum Register. Hierauf ist nachzulesen, was sich wo im Ordner befindet.

Ordnung im Büro entstresst und spart Zeit:
Weitere Infos und Tipps gibt es bei Vioeasy

 

 

Liebe Leserin und lieber Leser,

neulich erhielt ich ein Anruf: Guten Tag Frau Fiedler, ich bin A. H., meine Mutter hat mir einen Gutschein für einen Smalltalk-Kurs geschenkt. Um ehrlich zu sein, ich glaube ich brauche den gar nicht. Ich bin im Außendienst und da ist Smalltalk mein täglich Brot. Kann ich mir etwas anderes aus Ihrem Angebot auswählen?

Selbstverständlich konnte er.
Er suchte sich ein Knigge-Coaching aus und wir verabredeten uns bereits eine Woche später in einem Sterne-Restaurant.

Er startete gleich ins Gespräch: Ich weiß auch nicht was meine Mutter sich dabei dachte, sie hat es sicher gut gemeint. Aber tatsächlich saß ich gestern mit einem Kunden vier Stunden zusammen.
Sie wissen ja, die Kundenpflege ist enorm wichtig. Eigentlich kann ich Smalltalk, aber wissen Sie, das war mit dem Kunden gar nicht so einfach.
Die Themen, die den Kunden interessierten, die interessierten mich nicht und es wurde an vielen Stellen ganz schön zäh, obwohl ich offene Fragen stellte.

Ich fragte ihn, was ihn denn interessiere und er antwortete:
Eigentlich viele Themen und der Mensch an sich.

Ich: Und erzählen Sie denn auch über sich?
Mh …, ja … nicht so viel. Die geschäftliche Distanz soll ja gewahrt bleiben.

Da lag mein Kunde natürlich völlig richtig, doch es gibt Themen, über die man durchaus im Geschäftsleben sprechen kann. Und Kundenbeziehungen sind meist verbindlicher und entspannter, wenn man etwas von sich erzählt und Gemeinsamkeiten findet.

Meine Tipps für interessanten Smalltalk

  • Finden Sie heraus, was den anderen interessiert.
  • Bauen Sie immer wieder eine Brücke von ihm zu Ihnen und umgekehrt.
  • Wenn Ihr Gegenüber über ein Thema spricht, dass Sie gar nicht interessiert, dann gehen Sie über die Brücke und fragen ihn, woher sein Interesse kommt. Vielleicht erzählt er von seinem Großvater oder einem Lehrer, der ihm den Weg dazu bereitet hat und schon sind Sie auf einer persönlichen Ebne und bei einem anderen Thema.

Mein Kunde hat es ausprobiert und mich jubelnd angerufen: Es funktioniert Frau Fiedler, ich bin ganz begeistert.

Probieren Sie diese Art des Smalltalks einfach mal aus.
Ich bin sicher, Sie werden erfolgreich sein.

Herzlichst Ihre Astrid Fiedler

PS: Über das Knigge Coaching schreibe ich in einem der nächsten Blogs.

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